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Una de las quejas que escucho más frecuentemente en mi trabajo es: “no tengo tiempo de trabajar en mis pendientes porque tengo demasiadas reuniones durante el día”. Si usted lector se siente identificado con este pensamiento bienvenido a este espacio en donde hablaremos de cinco prácticas ejemplares para liderar buenas reuniones.

Llegó el momento de salir del #modoAvión en el que vivimos en el día a día para dar paso a una nueva forma de hacer las cosas. En el contexto actual con el aumento del teletrabajo en las organizaciones, hemos visto cómo también se han aumentado el número de reuniones y eso nos obliga a tomar el control si queremos empezar a ver cambios.

Para eso, he reunido cinco buenas prácticas tomadas de mi experiencia laboral y del libro de Steven Rogelber “The Surprising Science of Meetings”.

1 – Aplique la regla 50/25 para iniciar las reuniones a tiempo: La gran mayoría de las reuniones empiezan tarde y eso se da porque no damos suficiente tiempo para desplazarnos de una oficina a otra, o inclusive para pasar de una reunión virtual a otra. Por eso, empiece a diseñar sus reuniones de 1hora para 50 minutos y las reuniones de 30 para 25 minutos.

2 – Invierte tiempo diseñando una buena agenda: Muchas reuniones empiezan sin un objetivo definido y sin la agenda de los temas que se van a revisar. Como líder de las reuniones, dedica tiempo a preparar el espacio definiendo lo que se quiere alcanzar en la reunión y los diferentes temas que se van a tocar. Adicional, escoge que tipo de reunión vas a tener: informativa, taller, discusión, etc. Es durante el proceso de planeación del espacio que un líder debe ser capaz de identificar si realmente es necesario citar o no una reunión. Muchas veces, la misma conversación se puede dar mediante una llamada o correo.

3 – Invita únicamente a las personas necesarias: Si las organizaciones calcularan el tiempo que sus empleados invierten estando en reuniones de manera improductiva, estoy seguro que dedicarían más tiempo en entrenar a su gente en cómo hacer mejores reuniones. Por eso, es muy importante que cómo lider de una reunión invites únicamente a las personas que añadan valor al espacio. Jeff Bezos habla de la regla de 2 pizzas como máximo, es decir, invita únicamente a un número de personas que puedas alimentar con 2 pizzas.

4 – Establece reglas para mantenerse conectado: Mantener a las personas conectadas en una reunión tiene que ver con lo pertinente de la reunión y sus asistentes, pero también con tener buenos hábitos durante la reunión. En ese sentido, invita a las personas a evitar distracciones de tecnología en las reuniones para que puedan contribuir y generar valor en el espacio.

5 – Solicita retroalimentación al final: Cuando cierres un espacio de reunión, dedica los últimos 2 o 3 minutos para que los asistentes evalúen la reunión. Esta es una buena práctica para que sigas mejorando cómo líder de las reuniones. Adicional, te ayuda a ver lo que quizás pueda hacer parte de tu “punto ciego” cómo líder .

Si quieres seguir profundizando en estas buenas prácticas, te invito a leer el libro de Steven Rogelberg. Para cerrar, estoy seguro que debe haber una pregunta aún rondando tu mente: ¿Cómo hacer cuando no eres el líder de la reunión y te citan para una reunión ineficiente?. Mi respuesta a esa pregunta es que primero te enfoques en ser un buen líder y modelar los buenos hábitos en las reuniones, y a medida que tu y tu equipo empiecen a generar un cambio cultural, estoy seguro que otros empezarán a sumarse. Una vez seas un referente en la organización, podrás empezar a difundir tu “magia” y contarle a los demás cuáles hábitos te están funcionando para que como organización se empiecen a adoptar.